संगठन बीच इलेक्ट्रोनिक कागजातहरू: यसले कसरी काम गर्छ?

इलेक्ट्रोनिक कागजात व्यवस्थापन (EDM) - भर्चुअल हस्ताक्षर संग इलेक्ट्रनिक कागजातहरू को प्रयोगमा आधारित जानकारी साझेदारी गर्न छिटो तरिका हो। उहाँले लामो देखि परिचालन व्यवसायको लागि प्रभावकारी औजारको रूपमा संसारको विकसित देशहरूमा पहिचान गरिएको छ।

हृदय

संगठन बीच इलेक्ट्रोनिक कागजातहरू - सिर्जना गर्ने, प्रशोधन, प्रशासन, स्थानान्तरण, अधिग्रहण, मर्मतसम्भार, प्रयोग र कागजातहरू को विनाश लागि प्रक्रियाहरू एक सेट। यी सबै प्रक्रियाहरु कागजातहरू को रसिद निष्ठा र पुष्टि जाँच पछि बाहिर छन्।

कानुनी संस्थाहरू बीच कागजात परिसंचरण को नियमहरु दल को सम्झौता गरेर बाहिर छ। जानकारी विनिमय इलेक्ट्रोनिक मिडिया भण्डारण दूरसञ्चार सुविधाहरु को माध्यम, र कागजातहरू द्वारा बाहिर छ। लेखा जानकारी तखता जीवन विधान स्तरमा सेट गरिएको छ जो कि नाघ्न हुँदैन।

संगठन सहभागीको को हस्ताक्षर संग प्रत्येक अन्य औपचारिक र अनौपचारिक कागजातहरू सँग कुराकानी गर्न सक्छ। व्यापार क्षेत्र मा यो समावेश हुन सक्छ: इनभ्वाइसहरू, सम्झौताहरू, इनभ्वाइसहरू, अनुबंध, सम्झौताहरू, आदेश, सूचनाहरू, वकील को शक्ति, आदि सूचना पाठ, टेबुलर र ग्राफिक फाइल को रूप मा प्रसारित गर्न सकिन्छ।

EDI को परिचय को उद्देश्य

EDI को परिचय को लागि एक जरूरी हुन सक्छ:

• दिनचर्या काम कमी;
• कागजात को हानि को कमी;
• "पारदर्शी" कागजातहरू काम;
• आदि, तोकिएको समय भित्र कागजातहरू को खुलासा ... - वृद्धि प्रदर्शन अनुशासन

निम्नानुसार मात्रात्मक लक्ष्य बीचमा पहिचान गर्न सकिन्छ:

• कागजात 10 पटक प्रक्रिया गर्न समय कम।
• आधा कार्यालय खर्च को कमी।

संगठन बीच इलेक्ट्रोनिक कागजातहरू: यो कसरी काम गर्छ

अनुसार घरेलू व्यवस्था संग, संगठन बीच इलेक्ट्रोनिक कागजातहरू दुवै पक्ष को सहमति सञ्चालन गरिएको छ। डाटा विनिमय को लागि, यो सबै सहभागीहरू अपरेटर को उपकरण जडान थिए आवश्यक छ। अर्को, प्रयोगकर्ता counterparties सूचीमा थप्न अनुरोध पठाउन आवश्यक छ। पछि पुष्टि सिस्टम सहभागीहरू कुराकानी गर्न सक्नुहुन्छ।

EDI मोड्युल निम्न कार्यहरु गर्न हुनेछ:

• डाटा आदान प्रदान गर्न counterparties निमन्त्रणा गर्नुहोस्।
• ठेगाना पुस्तक उत्पन्न।
• यस्तो 1 C रूपमा लेखा सफ्टवेयर एकीकरण।
• हस्ताक्षर र कागजातहरू गुप्तिकरण।
• संरचना पत्राचार।
• अक्षरहरू स्थिति अनुगमन।

संगठन बीच इलेक्ट्रोनिक कागजात प्रमाणपत्र प्रयोग लगे। व्यक्तिगत डिजिटल प्रमाणपत्र मार्फत सर्भर र प्रमाणिकरण जडान गरिन्छ। विद्युतीय हस्ताक्षरको प्रणाली प्रत्येक प्रयोगकर्ता जारी, सुरक्षित विद्युतीय मिडिया र टोकन पिन कोड मा भण्डारण गरिएको छ। प्रयोगकर्ता व्यक्तिगत कार्यालय आफ्नो लगइन पासवर्ड प्रविष्ट गर्नुपर्छ। मात्र पछि यो आफ्नो कागजातहरू पहुँच प्राप्त हुनेछ।

विनिमय एक प्रक्रिया प्रारम्भ गर्न सक्छन् प्रणाली जडान संगठन को कुनै पनि सदस्य। तपाईं अर्को पक्षलाई कागजात पठाउन अघि, विद्युतीय हस्ताक्षर संग हस्ताक्षर हुनुपर्छ। यो अपरेसन "गुप्त" कार्यक्रम को माध्यम द्वारा गरिन्छ। कागजात EDI मार्फत पठाइएको छ। ठेकेदार कर्मचारी एक नयाँ कागजात को सूचना प्राप्त गर्दछ। उहाँले यसलाई स्वीकार भने, उहाँले पनि Eds राख्छ। तपाईँ कागजात परिवर्तन गर्न चाहनुहुन्छ भने, यो आफ्नो नयाँ इलेक्ट्रोनिक संस्करण सिर्जना गर्छ। सम्पादन को समाप्तिमा तपाईं इलेक्ट्रोनिक हस्ताक्षरको प्रयोग कुनै पनि परिवर्तन बचत गर्न चाहन्छु। कागजात त्यसपछि counterparty परिवर्तन पठाइएको छ। विद्युतीय मिल्ने जानकारी कहाँ आवश्यक बनाउन।

तपाईं फेरि परिवर्तन गर्न चाहनुहुन्छ भने, त्यसपछि सम्पूर्ण प्रक्रिया फेरि दोहोर्याइएको छ। नयाँ संस्करणमा दावी वर्तमान छैन भने, कागजात सम्मान गरिन्छ। अन्तिम नमूना दुई इलेक्ट्रोनिक हस्ताक्षरको द्वारा हस्ताक्षर गर्न छलफल भएको छ। इस्वी संवत् कागजात संस्करण सर्भर भण्डारण र हेर्नका लागि उपलब्ध छन्। नमूना हालको स्थिति दिइएको भएपछि, संशोधन गर्न कागजात काम गर्ने छैन। निराश अनुबंध स्थिति "रद्द" दिइएको। यहाँ संगठन बीच इलेक्ट्रोनिक कागजातहरू कसरी बनाउने हो।

उपकरण

संगठन बीच इलेक्ट्रोनिक कागजातहरू लागि के आवश्यक छ? पहिले, तपाईंले एक सेवा प्रदायक छान्न अनिवार्य र जानकारी आदान प्रदान गर्न विशेष सफ्टवेयर स्थापना गर्न। दोश्रो, संगठन सञ्चालन गर्न ई-मेल उद्देश्य जो संग प्रत्येक counterparty संग, तपाईं साइन इन गर्न आवश्यक "इलेक्ट्रोनिक कागजातहरू को मुद्रा मा सम्झौता।"

यसलाई जो सबै कागजात भण्डारण गर्न मा EDI सर्भर स्थापना गर्न आवश्यक पनि छ। यो ग्राहक उपकरण, र "बादल" भण्डारण रूपमा हुन सक्छ। उपकरण संगठन स्थापना गरिएको छ जो आवेदन, मार्फत सिस्टम बाहिर बाट डेटा पहुँच। सर्भरसँग कम्प्युटर अन्तरक्रिया वैकल्पिक SSL गुप्तलेखन HTTP भन्दा गरिन्छ कागजातहरू गर्न 128. पहुँच मात्र आवेदन इन्टरफेस मार्फत र प्रमाणीकरण पारित गरेपछि बाहिर छ।

EDC परियोजना

प्रक्रिया स्वचालन परियोजना धेरै वर्ष धेरै महिनाका पछिल्लो गर्न सक्नुहुन्छ। अवधि सीधा स्वचालन, स्रोत र संगठन को वित्तीय क्षमता चाहिन्छ भनेर प्रक्रियाहरू को संख्या मा निर्भर गर्दछ। संक्षिप्त सर्किट EDC लागू निम्नानुसार:

• काम गरिरहेको समूह सिर्जना।
• लक्ष्य, समय सीमा र बजेट को गठन।
• विद्यमान प्रक्रिया को अध्ययन।
• जागिर विकास।
• Vyrob EDI प्रणाली।
• को SED को कार्यान्वयन मा सम्झौता हस्ताक्षर।
• को विनियमन को ग्रहण।
• सिस्टम निर्देशिका को भरने।
• कर्मचारी प्रशिक्षण।
• प्रारम्भिक परीक्षण पूरा।
• को SED आदेश को कार्यान्वयन मा प्रकाशन।
• सफ्टवेयर र काम नियमहरू थप विकास।
• पायलट परियोजना को सुरूवात।
• EDI पूर्ण-मात्रा संक्रमण।

EDI कार्यान्वयन त्रुटिहरू

कागजात को स्वचालन को प्रक्रिया मा व्यवस्था कागज वाहक उपस्थिति आवश्यक जसमा प्रक्रियाहरू विशेष ध्यान दिनुपर्छ। नक्कली कागज कागजातहरू, इलेक्ट्रोनिक असम्भव छ। यो एकदम काम प्रक्रिया तल slows र सारा प्रक्रियामा स्वचालन तिर नकारात्मक मनोवृत्ति कारण। कुनै एक दिन्छिन् एक दोहरी काम को कार्यान्वयन लागि।

नयाँ नियमहरु लागू प्रक्रिया कागजातहरू, रेल कर्मचारी काम गर्न विकास गर्नुपर्छ, र मात्र त पूर्ण कार्यान्वयन मा संलग्न। कर्मचारीहरु नयाँ प्रविधिहरू प्रयोग को लाभ व्यक्त गर्न भने यो मात्र हासिल गर्न सकिन्छ।

अर्को लोकप्रिय गल्ती - SED आवश्यकताहरु गरिब अध्ययन। प्रयोगकर्ता एक कन्फिगर नभई छोडेमा सिस्टम मा काम गर्न छ भने, त्यसपछि प्रक्रिया EDI संगठन मा अपनाए देखि अलग छ।

को फाइदा र बेफाइदा: संगठनहरूको बीच इलेक्ट्रोनिक कागजातहरू

लाभ:

• मेल लागत द्वारा मूल कागजातहरू फर्वार्ड गर्न कमी।
• कागजात भण्डारण लागि ठाउँ सुरक्षित। यो सबै इलेक्ट्रोनिक फारम भण्डारण गरिएको छ।
• प्रयोग गर्न सजिलो। कागजातको पठाउने एक स्थानबाट गरिन्छ। स्थिति द्वारा लगे कागजात छिटो खोज (पठाइएको, प्राप्त र द्वारा आर। डी स्वीकार)।
• तत्काल वितरण। सबै जानकारी केहि सेकेन्ड मा प्राप्तकर्ता पठाइएको हुन्छ।
• कागजात माथि प्रणाली यसको भण्डारणको समाप्ति को छैन नष्ट गर्न सक्नुहुन्छ।

बेफाइदा:

• उत्पादन प्रयोग गर्न तपाईँलाई पैसा लागत जो इजाजतपत्र खरीद गर्नुपर्छ।
• केवल एउटै सिस्टम को सहभागीहरू बीच अक्सर कुराकानी।
• अन्य कुनै पनि सफ्टवेयर प्रयोग 1 C वा संगठन बीच इलेक्ट्रोनिक कागजातहरू पहिले प्रयोग योजना भिन्न हुन्छ। नयाँ अल्गोरिदम को परिचय संग, सबै कर्मचारीहरु व्यापार को आचरण बारे प्रश्न छ।
• प्राविधिक उपकरण। EDI संगठनको परिचय उपकरण खरिद गर्न र नयाँ प्रणाली व्यवस्थापन गर्न कर्मचारी तयार गर्न आवश्यक अघि।
• EDM इलेक्ट्रनिक हस्ताक्षर प्रयोग गरिन्छ, मान्यता जो 1 वर्ष छ। यसलाई अनुगमन र द्रुत प्रमाणपत्रको अद्यावधिक आवश्यक छ। यो कर समस्या जोगिन, ठेकेदार प्रमाणपत्रहरू को कार्यहरू नियन्त्रण गर्न आवश्यक पनि छ।

कानुनी विनियमन

के normative प्रेरित संगठन बीच इलेक्ट्रोनिक कागजातहरू नियमन? रूसी कानून वित्त मन्त्रालय नम्बर MMV-7-2 / 168 को क्रम मा दर्ता संघीय व्यवस्था №63 «विद्युतीय हस्ताक्षरको मा", संघीय कर सेवा मा कागजातहरू को नियम समावेश छ। संगठन वित्त № 50n आधारमा आदेश बीच EDI। संघीय कर सेवा अर्डर नम्बर MMV-7-6 / 36 मा @ निर्धारित विद्युतीय ढाँचामा प्राथमिक लेखा कागजातहरू मोडतर्फ सर्तहरू। को EDM प्रक्रिया गतिविधिहरु सबै संचालक संघीय कर सेवा आदेश द्वारा निर्देशित हुनुपर्छ № MMV-7-6 / 253 @।

"VLSI"

संगठन बीच "VLSI" इलेक्ट्रोनिक कागजातहरू ग्राहकहरु निम्न लाभ दिन्छ:

• रूसी संघ को क्षेत्र मा दर्ता गरिएको छ कि कुनै पनि संस्थाको कागजात पठाउन सक्नुहुन्छ। को counterparty को "VLSI" सिस्टम एउटा पक्ष छैन भने, कर्मचारी बस संगठनको एक प्रतिनिधि संग सम्पर्क र सिस्टम मा सहभागी निमन्त्रणा-मेल ई यसलाई पठाउन हुनेछ। तुरुन्तै पुष्टि गरेपछि सहभागीहरू बीच जानकारी विनिमय मध्यस्थ बिना गरिनेछ।
• कम्प्युटरमा सफ्टवेयर स्थापना आवश्यक छैन। आफ्नो ब्राउजर र इन्टरनेट पहुँच को हालको संस्करण पर्याप्त।
• डाटा काम गर्न एक विशेष कार्यक्रम आवश्यक छैन। रिपोर्ट मूल यस्तो 1 C रूपमा तेस्रो-पक्ष सफ्टवेयर, मा तयार भएको थियो भने, यो "VLSI" सिस्टम संग एकीकरण कन्फिगर गर्न सम्भव छ।
• कागजातको मानक रूप सेट छैन। तपाईं पाठ, स्प्रेडसिट फाइलहरू, चित्र र यति मा पठाउन सक्नुहुन्छ। डी

SKB "Kontur"

रूस मा पहिलो सफ्टवेयर विकासकर्ताले को एक पनि उपकरण को आपूर्ति, संगठन बीच जो मार्फत विद्युतीय कागजातहरू मा लगी भएको छ। "Contour" DiaDoc प्रणाली विकास जो इलेक्ट्रोनिक कागजातहरू को विनिमय द्वारा। प्रणाली को एक सुविधा डाटा पहुँच विदेश गर्दा प्राप्त गर्न सकिन्छ भन्ने हो। यो उद्देश्य लागि कम्पनी रोमिङ शुल्क विकास भएको छ। इच्छित भने, डाटा API मार्फत मोनो पहुँच।

तपाईं के गर्नुपर्छ?

EDI जडान गर्न, कम्पनीहरु किन्न आवश्यक:

• लाइसेन्स सफ्टवेयर;
• सर्भर;
• उपकरण अपग्रेड;
• रेल कर्मचारी;
• अनुकूलन र आन्तरिक आवेदन संग प्रयोगको लागि ECM एकीकृत।

यस्तो लगानी संगठन बीच इलेक्ट्रोनिक कागजात जडान गर्न लागू गर्न आवश्यक छ? SED को प्राविधिक सहयोग र परामर्श को लागत, र सफ्टवेयर अद्यावधिक मा समावेश - लगानीको दोस्रो चरण। यी लागत मासिक भुक्तानी गर्न हुनेछ।

निष्कर्षमा

प्रतिस्थापन गर्न कागज आधारित ई-मेल आएको। यो प्रक्रिया सञ्चालन गर्न संगठन को लागत मात्र होइन कम गर्छ, तर यो पनि एक सम्पूर्ण रूपमा व्यापार को दक्षता बढ्छ। EDI सफलतापूर्वक कार्य गर्न, तपाईं स्पष्ट सही उपकरण समायोजन गर्न उद्देश्य र प्रणालीको कार्यान्वयन तैयार गर्न आवश्यक छ।