प्रबंधन गतिविधिहरु र यसको मूल अवधारणाहरुको दस्तावेजीकरण

दस्तावेजीकरण भनेको नियमन नियमहरू अनुसार जानकारीको रेकर्डिङ हो, जुन विशेष आदेशमा दस्तावेज जारी गर्ने प्रक्रिया हो। चूंकि रेकर्डिङ डेटाको प्रक्रिया विभिन्न साधनहरूद्वारा लिन सकिन्छ, त्यसपछि व्यवस्थापन गतिविधिहरूको अभ्यासमा कागजात धेरै विविध - हस्तलेखन, ग्राफिक, टाइपोग्राफिकल, फोटो र भिडियो हो।

प्रबंधन गतिविधिहरु दस्तावेज एक विनियमित प्रक्रिया हो जसले यो कानूनी बल को गारंटी दिन्छ - जो कि वर्तमान कानून को सूची मा गुणवत्ता।

आजसम्म, कागजातको विभिन्न माध्यमहरू प्रयोग गरिन्छ: सरल (जस्तै प्यानल र पारंपरिक बलमा प्यान्ट कलम) को लागी अधिक जटिल इलेक्ट्रोनिकिकल (यसमा टेप रेकर्डर, भिडियो क्यामेरा, फियोनो क्यामेरा, आदि) र कम्प्यूटरीकृत कम्प्युटरहरू छन्। प्रयोग माध्यमबाट, कागजातको तरिका पनि निर्भर गर्दछ। यो पाठ्यपुर्ण, इलेक्ट्रोनिक, फिल्म र फोटोग्राफिक हुन सक्छ।

नियमको रूपमा व्यवस्थापन गतिविधि प्रयोग गर्दछ, हात द्वारा लिखित पाठ कागजातहरू वा कम्प्युटरमा सिर्जना गरिएको। त्यसकारण, तिनीहरूले व्यवस्थापन कागजातको नाम प्राप्त गरे।

दस्तावेज संधै केहि जानकारी को केहि क्यारियर मा एक निश्चित छ, विशेष विवरण संग, जुन यसलाई पहिचान गर्न को लागी प्रयोग गरिन्छ। प्रशासनिक गतिविधिहरू दस्तावेजले विभिन्न संस्थाको आर्थिक , वित्तीय र संगठनात्मक कार्यका रूपमा क्रियाकलापलाई विनियमित गर्न साधन र आधारहरू सिर्जना गर्दछ।

दस्तावेजले यसको कार्य, उद्देश्य, सामग्री, गोपनीयताको डिग्री र जानकारीको उपलब्धतामा भिन्न हुन सक्छ। सम्बोधन कारकहरूले यसलाई अन्तरर्गिक र बाह्य वर्गमा वर्गीकरण गर्न सम्भव बनाउँदछ। पहिलो, जुन एक संस्था वा संगठनको सीमाभन्दा बाहिर छैन, र यसको सहभागीहरू बीच सञ्चालन गरिन्छ, आधिकारिक भनिन्छ। दोस्रो बाह्य दस्तावेज - विभिन्न प्रकारका संगठनहरू, व्यक्तिगत अधिकारीहरू जो एकअर्कालाई प्रत्यक्ष रूपमा अधीनमा राखिदैन।

प्राविधिक दस्तावेज स्थापित मानदण्डहरू अनुपालनमा गरिन्छ, जुन कागजातहरूको कुनै पनि प्रकारको तिनीहरूको आफ्नै हो। कुनै पनि प्रबन्धकीय गतिविधिको लागि, यो विशेष गरी महत्त्वपूर्ण छ, किनभने दस्तावेज कानुनी हुन्छ, जुन यसमा निहित जानकारीको प्रमाणको सबै भन्दा सही प्रमाणको रूपमा कार्य गर्दछ।

व्यवस्थापन गतिविधिहरू दस्तावेजहरूले कार्यान्वयन गर्ने अधिकारीहरू वा प्रबन्ध निकायहरूमा निर्दिष्ट कार्यहरू लागू गर्दछ। त्यसोभए, कुनै पनि आधिकारिक दस्तावेजहरूको निर्माणको क्रममा, वर्तमान विधायी मानदण्डहरू, दर्ताको नियमहरू, जुन राष्ट्रव्यापी रूपमा देखा पर्दछ। यसको अतिरिक्त, हरेक कागजात सँग सम्बन्धित संगठनको विवरण हुनु पर्छ कानूनी रूपमा: यसको नाम र डिसिडिशन, हस्ताक्षर र व्यवस्थापन वा उद्यमको एक विशेष विभाग, संकलन मिति र दर्ता पुस्तक, अनुमोदन भित्ता, आदि मा संख्या। अन्तमा, व्यवस्थापन गतिविधिहरूको दस्तावेजले आफ्नै क्षमताभित्र द्रुत रूपमा कागजातहरू उत्पादन गर्नुपर्छ।

कागजातहरू प्रामाणिकताको डिग्रीमा भिन्न हुन्छन्। मुख्य कागजातबाट ड्राफ्टहरू वा प्रतिलिपिहरू केवल एक विशेष पाठ समावेश गर्दछ, र मूलको रूपमा यस्तो कानूनी शक्ति समावेश गर्दैन। कागजातमा जानकारी र उपरोक्त आवश्यकताहरू यसको वैधता र प्रामाणिकता पुष्टि गर्ने वास्तविक मानिन्छ।